Obligații ulterioare înființării unui PFA sau I.I. la Registrul Comerțului – Actualizat în anul 2024

Cuprins obligații ulterioare înființării unui PFA sau I.I.

1. Achiziția unei semnături electronice calificate.
2. Spațiul privat virtual ANAF (SPV).
3. Întocmire și depunere declarație unică.
4. Contabilitate pentru PFA / I.I.
5. Înregistrare punct de lucru
6. Operațiuni Intracomunitare.
7. Registrul Unic de Control.
8. Salariați.
9. Deschidere cont bancar.
10. Recalculare impozit imobil unde s-a stabilit sediul profesional.
11. Alte obligații.

Toate PFA / I.I. / I.F. – urile din Romănia au obligația ulizării unei semnături calificate. În relațiile cu instituțiile statului, cum ar fi ANAF, semnătura electronică calificată este indispensabilă pentru monitorizarea documentelor în sistemele e-Factura și e-Transport, precum și pentru depunerea online a declarațiilor fiscale și a altor documente oficiale. De asemenea, antreprenorii trebuie să folosească o semnătură electronică calificată pentru a participa la licitații publice sau pentru a semna contracte electronice cu autoritățile publice

• Optimizarea activităților birocratice: Semnătura electronică calificată permite titularului PFA / I.I. să semneze documente importante, precum declarațiile fiscale, fără a depinde de terți, oferind astfel autonomie și eficiență.
• Monitorizarea în timp real a facturilor prin e-Factura: Este responsabilitatea titularului PFA / I.I. să monitorizeze transmiterea facturilor prin e-Factura și e-Transport, nu a contabilului, pentru a evita erorile și întârzierile.
• Semnarea rapidă a contractelor și documentelor online: Semnătura electronică calificată permite semnarea rapidă a documentelor de oriunde, economisind timp și reducând costurile logistice.

Semnătura calificată trebuie folosită oriunde este necesară autenticitatea și integritatea documentelor electronice, cum ar fi:

• Depunerea declarațiilor fiscale la ANAF.
• Semnarea contractelor și acordurilor electronice.
• Participarea la licitații publice.
• Depunerea documentației la Registrul Comerțului.
• Semnarea documentelor interne și externe într-o organizație.

Deținerea unei semnături electronice calificate de către titularul PFA / I.I. / I.F. nu înlătură necesitatea ca firma de contabilitate PFA să fie, de asemenea, înregistrată în sistemul ANAF cu propria semnătură.

Chiar dacă PFA / II-ul are un cod unic de înregistrare (CUI), trebuie să vă înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) pus la dispoziție pe site-ul ANAF, folosind CNP-ul titularului de PFA sau II.

Ghid pentru deschiderea Spațiului Privat Virtual pe baza CNP-ului, explicat pas cu pas:

• Completați formularul de înregistrare ca utilizator în Spațiul Privat Virtual (S.P.V.).
• După completarea formularului, veți avea următoarele posibilități de aprobare pentru respectivul cont:

Începând cu anul 2024 toate PFA / I.I. / I.F. – urile au obligația deschiderii Spațiului Privat Virtual deschis pe CUI (pe lângă cel deschis pe CNP). Acest SPV se deschide exclusiv cu semnătură electronică calificată.

Începând cu anul 2024, toate PFA / II-urile au obligația transmiterii facturilor către alte firme prin sistemul e-factura pus la dispoziție de ANAF. Accesarea sistemului e-factură se face cu ajutorul Spațiului Privat Virtual deschis pe CUI.

După înregistrarea în Spațiul Privat Virtual, în maxim 30 de zile de la data eliberării Certificatului de Înregistrare, trebuie întocmită și depusă online, prin intermediul Spațiului Virtual, declarația unică. Aceasta se descarcă de aici (se va descărca Soft A ultima versiune actualizată), se completează și se depune aici. Declarația unică se poate depune doar online, prin intermediul Spațiului Virtual. Pentru activitățile independente înființate în luna decembrie, declarația unică se depune până la data de 25 Mai anul următor (în acest caz, nu se mai depune declarație estimativă pentru anul înființării).

Prin depunerea declarației, se face alegerea sistemului de impozitare, fie SISTEM REAL, fie prin NORME de VENIT (pentru activitățile care au această opțiune). Citește mai multe despre alegerea sistemului de impozitare în activitățile conform Normelor de Venit.

Pentru sistemul real, prin declarația unică se stabilește venitul net estimat (diferența dintre veniturile estimate a fi încasate și cheltuielile estimate, fără a se ține cont de contribuțiile sociale) pentru anul în curs, în funcție de care se va plăti impozit, CAS (contribuție la pensie) și CASS (contribuția la sănătate).

Dacă venitul net anual estimat este mai mare decât salariul minim valabil în acel moment x 12 luni, aveți obligația să plătiți:

• CASS (contribuție sănătate) = 10% x salariul minim x numărul de luni rămase din an. Această sumă se va plăti cel târziu până la data de 25 Mai a anului următor.
• CAS (contribuție pensie) = 25% x suma stabilită de dvs. (nu mai mică decât salariul minim) x numărul de luni rămase din an. Această sumă se va plăti cel târziu până la data de 25 Mai a anului următor.

Dacă nu ai timp sau nu vrei să riști o completare greșită a declarației. Comanda Completare Declarație unică

Deși nu aveți obligația să angajați sau să contractați un contabil, aveți obligația să vă organizați contabilitatea. Din păcate, 8 din 10 titulari de PFA/I.I. aleg să se ocupe singuri de obligațiile contabile. La primul control, își dau seama că contabilitatea în partida simplă NU ESTE SIMPLĂ!
Aveți nevoie de un contabil pentru PFA?

Pentru PFA (I.I.) în sistem real trebuie să completați:

1. Declarația Unică, prin care se declară veniturile impozabile și cheltuielile deductibile.
2. Registrul de încasări și plăți.
3. Registrul de evidență fiscală.
4. Registrul inventar.
5. Fișa mijloc fix.
6. Fișa de magazie stocuri.
7. Jurnal de vânzări și cumpărări, decont 300, și/sau 301 și/sau 390 și / sau 394 (în cazul în care sunteți înregistrați în scopuri de TVA în România sau UE).
8. Factura, chitanța, aviz de însoțire, notă de recepție, dispoziții de plată.
9. Raport de gestiune (pentru comerț cu amănuntul).

Pentru PFA-uri cu norma de venit trebuie să completați:

1. Declarația Unică.
2. Registrul de evidență fiscală.
3. Jurnal de vânzări și cumpărări, declarația 300, și/sau 301 și/sau 390 și / sau 394 (în cazul în care sunteți înregistrați în scopuri de TVA în România sau UE).

În situația în care, odată cu înființarea PFA-ului / II-ului, ați deschis și un punct de lucru cu o adresă diferită de cea a sediului profesional, aveți obligația ca în maxim 15 zile de la data eliberării Certificatului de Înregistrare, să înregistrați acest punct de lucru la Administrația Financiară de care aparțineți cu sediul profesional.

Pentru înregistrarea punctului de lucru la ANAF, trebuie să depuneți, prin intermediul SPV-ului deschis pe CUI, un dosar conținând:

1. Declaratia 061;
2. Certificatul de înregistrare – copie;
3. Contractul de comodat/închiriere – copie;
4. Certificatul Constatator cu adresa punctului de lucru, primit la ridicarea actelor de la ONRC;
5. Rezoluția eliberată de Registrul Comerțului și primită la ridicarea actelor de la ONRC;

Dacă veți efectua servicii intracomunitare și/sau veți face achiziții de servicii intracomunitare (inclusiv reclamă pe Facebook, Ads Google sau achiziție de software) și/sau veți face achiziții de produse intracomunitare cu valoare mai mare de 34.000 lei (într-un an), aveți obligația să obțineți un cod TVA intracomunitar înainte de a efectua respectiva operațiune intracomunitară.

Pentru achizițiile intracomunitare de bunuri și/sau servicii, veți plăti TVA în România la cota stabilită în țară.

Legea nr. 252/2003 privind registru unic de control specifică:

Art. 1 (1) Contribuabilii, persoane juridice înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului, autorizate potrivit legii, au obligația să țină registru unic de control. (2) Celelalte categorii de contribuabili pot ține registru unic de control, în funcție de opțiunea acestora.

Astfel, doar la opțiunea titularului PFA-ului se achiziționează registrul unic de control de la ANAF. PFA-ul / I.I.-ul nu este o persoană juridică!

Totuși, pentru a evita eventualele discuții cu funcționarii ANAF, vă recomandăm să achiziționați un astfel de registru.

Din momentul în care veți face angajări de personal, aveți aceleași obligații ca și un SRL în privința salarizării și Sănătății și Securității în muncă:

1. Trebuie să obțineți utilizator și parolă pentru REVISAL.
2. Dacă apelați la un serviciu extern pentru completarea REVISAL, trebuie să depuneți o informare la I.T.M. în maxim 5 zile de la data încheierii contractului.

PFA-ul / I.I.-ul nu are obligația să-și deschidă un cont bancar dedicat activității Persoanei Fizice Autorizate. Contul bancar personal al titularului este suficient pentru încasările și plățile PFA-ului/I.I.-ului.

Cu toate acestea, deși această obligație nu există, recomandăm deschiderea unui cont bancar separat pentru PFA / I.I. deoarece:

1. Poți evidenția separat încasările și cheltuielile personale de veniturile și cheltuielile aferente activității economice.
2. Extrasul de cont este un document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate.
3. Ai mai puțin de explicat în fața inspectorilor fiscali când analizează rulajele din cont.

La bancă trebuie să prezentați în original:

1. Rezoluția obținută de la O.N.R.C.
2. Certificatul de înregistrare.
3. Certificatele constatatoare de autorizare (se eliberează de la O.N.R.C. odată cu actele PFA-ului / I.I.-ului).
4. Contractul de comodat.
5. Certificat constatator eliberat conform Legii nr. 26/1990.

Sunt multe bănci care nu mai solicită certificat constatator conform Legii nr. 26/1990 dacă ajungeți în maxim 7 zile de la înființarea PFA-ului / I.I.-ului.

În vederea recalculării impozitului pentru imobilul unde aveți stabilit sediul profesional, în maxim 15 zile de la data eliberarii Certificatului de Înregistrare, proprietarul trebuie să meargă la Direcția Fiscală Locală din localitatea în care aveți sediul profesional, împreună cu:

1. Certificatul de înregistrare;
2. Contractul de comodat;
3. Certificatele Constatatoare primite la ridicarea actelor.

În cazul în care la adresa clădirii este înregistrat un domiciliu fiscal (sediul unui PFA / II) la care nu se desfășoară nicio activitate economică, impozitul se calculează fără nicio modificare.

În cazul în care la adresa clădirii este înregistrat un domiciliu fiscal (sediul unui SRL / PFA / II) la care se desfășoară activitatea economică și există o suprafață stabilită prin contractul de folosință (comodat sau închiriere) pentru desfășurarea activității, impozitul se calculează prin aplicarea cotei de 2% asupra valorii impozabile pe metru pătrat stabilit. În situația în care se utilizează doar 2 metri pătrați (stabiliți prin contractul de comodat) pentru activitățile economice, impozitul se va calcula prin aplicarea cotei de 2% asupra valorii impozabile pe metru pătrat x 2 metri pătrați.

Pentru mai multe detalii privind modul de calcul al Impozitului pentru Sediu Social sau Profesional stabilit la Domiciliu .

Estimăm valoarea impozabilă = 1.000 lei / mp
Estimăm cota de impozitare = 0,1% (conform Codului Fiscal, cota de impozitare este cuprinsă între 0,08% – 0,2%)

Exemplu de calcul. (Acesta este prezentat pentru a explica modul de calcul și nu reprezintă un calcul exact)

Pentru un apartament de 3 camere cu suprafață utilă de 95 mp, din care 92 mp cu destinație pentru locuit și 3 mp cu destinație de sediu PFA (stabiliți prin contractul de comodat):

• Impozit pentru suprafața de locuit (exact ca în cazul în care nu avea sediul PFA-ului) 92 mp x 1.000 lei x 0,1% = 92 lei – impozit pentru suprafața de locuit
• Impozit pentru sediul PFA 3 mp x 1.000 lei x 0,1% = 3 lei – impozit pentru sediul PFA

Astfel, în acest exemplu, totalul impozitelor pentru apartamentul de 3 camere cu suprafața utilă de 95 mp, din care 92 mp sunt cu destinație locuință și 3 mp sunt cu destinație de sediu PFA, este de 92 lei (impozit pentru suprafața de locuit) + 3 lei (impozit pentru sediul PFA) = 95 lei.

Verificați dacă aveți cel puțin un CAEN autorizat, pentru care aveti obligția să obțineți autorizatia de functionare de la Primarie.
Verificați dacă aveți cel puțin un CAEN autorizat, pentru care aveti obligția să obțineți autorizarea de la Direcția Sanitar Veterinară.
Verificați dacă aveți obligația să achiziționați casă de marcat.