Totul despre PFA – Particularități, Legislație, Obligații și Contabilitate în 2026

1. Ce este un PFA și cum funcționează

Un PFA este o formă de organizare economică prin care o persoană fizică poate desfășura activități comerciale, de producție sau prestări servicii. Spre deosebire de un SRL, PFA nu necesită capital social și poate fi înființat mult mai rapid.

Poți colabora cu alte PFA-uri, întreprinderi familiale, persoane fizice sau juridice. Dacă nu ai timp să parcurgi acest ghid, apelează la serviciile noastre de consultanță și înființare PFA online.

Coduri CAEN pentru PFA – ce activități sunt permise

La momentul înființării, un PFA poate selecta maximum 5 coduri CAEN ca obiect de activitate. Acestea trebuie să fie incluse în certificatul constatator emis de Registrul Comerțului, ceea ce înseamnă că doar aceste activități vor fi autorizate legal. Verifică lista completă în nomenclatorul de Coduri CAEN Rev.3.

🔎 Alegerea codurilor potrivite este esențială – influențează fiscalitatea, posibilitatea de colaborare cu firme sau instituții și chiar eligibilitatea pentru anumite forme de finanțare.

Autorizare și înregistrare PFA

Înregistrarea se face la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului). Ai nevoie de:

• Act de identitate valid
• Dovada calificării profesionale (diplomă, certificat)
• Dovada sediului profesional
• Cerere de înregistrare completată

2. Avantaje și dezavantaje ale unui PFA

✅ Avantajele unui PFA

• Contabilitate simplificată – Nu ai nevoie de bilanț contabil, iar evidența veniturilor și cheltuielilor se face mai ușor, în partidă simplă.
• Costuri reduse – Cheltuielile cu înființarea și administrarea sunt mici, comparativ cu alte forme juridice.
• Acces rapid la bani – Poți folosi încasările pentru cheltuieli personale, fără justificări speciale (cu excepția sumelor încasate în contul bancar).
• Impozitare avantajoasă – Pentru anumite activități (mai ales cele la normă de venit), nivelul taxelor poate fi mai mic decât la un SRL.
• Radiere ușoară – Poți închide activitatea PFA-ului rapid și fără proceduri complicate.

⚠️ Dezavantajele unui PFA

• Răspundere personală nelimitată – Ești responsabil cu întreaga ta avere personală (CNP) pentru eventualele datorii ale PFA-ului.
• Limitări la angajare – Poți avea cel mult 3 angajați cu contract individual de muncă.
• Limitare la activități – Poți desfășura maximum 5 activități economice, în funcție de codurile CAEN autorizate.

3. Modul de organizare al unui PFA – ce trebuie să știi

Câți angajați poate avea un PFA?

O Persoană Fizică Autorizată poate angaja maximum 3 persoane în baza unui contract individual de muncă. Aceste contracte trebuie înregistrate obligatoriu la Inspectoratul Teritorial de Muncă, conform legislației în vigoare.

Poate lucra soțul sau soția în cadrul PFA-ului?

Da. Soțul sau soția titularului PFA poate desfășura activități în firmă fără să fie angajat oficial, fără autorizare specială și fără a înființa un alt PFA. Practic, se pot implica în activitate fără să aibă statut de salariat.

Cine poate deține un PFA?

Un PFA este construit în jurul aptitudinilor și muncii proprii ale titularului. Din acest motiv:

• O persoană nu poate fi simultan titular de PFA și întreprindere individuală
• Activitatea desfășurată este strâns legată de calificările și implicarea directă a titularului

Răspundere legală și patrimoniu

Un PFA răspunde pentru obligațiile sale cu patrimoniul de afectațiune (dacă a fost constituit) și, în completare, cu întreg patrimoniul personal (pe CNP).

Ce se întâmplă în caz de insolvență?

Dacă PFA-ul are calitatea de comerciant (conform Codului Comercial, art. 7), se aplică procedura simplificată de insolvență conform Legii nr. 85/2006.

Dacă nu este comerciant, creanțele vor fi executate prin dreptul comun. Calitatea de comerciant poate fi dovedită în cadrul procedurii sau separat, dacă există un interes legitim.

4. Contabilitatea pentru PFA – ce trebuie să știi

🔍 Ai nevoie de contabil?

Persoanele Fizice Autorizate NU sunt obligate să angajeze un contabil, dar au obligația legală de a-și organiza corect contabilitatea. Indiferent că alegi să gestionezi singur documentele sau să colaborezi cu un specialist, legea impune reguli clare pentru ambele variante. Ai nevoie de contabil pentru PFA?

📊 Cum se calculează venitul net la un PFA?

Există două metode prin care se poate determina profitul (venitul net) unui PFA:

A. Sistem real

Potrivit dacă ai multe cheltuieli deductibile.
Venitul net = venituri încasate – cheltuieli deductibile

Obligații sistem real:

• Contabilitate în partidă simplă conform Ordinului 170/2015
• Completarea Registrului de încasări și plăți și Registrului Inventar
• Inventariere anuală și la început/încetare activitate
• Emiterea documentelor justificative
• Depunerea declarațiilor: 070, 112, Declarația Unică, 300, 390, 394
• Calculul anual al venitului net și completarea Registrului de Evidență Fiscală
• Numerotarea internă a documentelor (facturi, bonuri etc.)
• Înregistrarea contractelor de muncă în REVISAL

📌 Registrele pot fi ținute electronic, dar trebuie tipărite anual sau la cererea autorităților.

B. Normă de venit

Potrivit dacă ai activitate constantă și cheltuieli reduse.

• Ministerul Finanțelor publică anual normele fixe pentru diverse activități CAEN.
• Dacă desfășori mai multe activități, norma se adună pentru fiecare cod CAEN.
• Dacă ai avut încasări de peste 25.000 EUR anul trecut, treci automat în sistem real în anul următor.

Obligații normă de venit:

• Declararea și plata impozitelor conform normei stabilite
• Depunerea declarațiilor: 070, 112, Declarația Unică, 300, 390, 394
• Completarea doar a coloanei de încasări în Registrul de Evidență Fiscală
• Stabilirea numerotării documentelor interne
• Înregistrarea angajaților în REVISAL

Toate aceste responsabilități sunt mult mai ușor de realizat atunci când colaborezi cu un contabil priceput. De aceea, te invităm să descoperi serviciile noastre de contabilitate pentru PFA.

5. Ce taxe plătește un PFA în 2026

A. Impozitul pe venit – 10% din venitul net

Venitul net = venituri brute încasate – cheltuieli deductibile plătite. Impozitul este fix: 10%, indiferent de plafonul veniturilor.

B. CASS – Contribuția pentru sănătate (10%)

Se aplică în funcție de venitul net realizat:

📌 Scutiri CASS – Nu plătești CASS dacă:

• Ești student sub 26 de ani
• Ai handicap grad 1 sau 2
• Ai pierderi sau venitul net este zero
• Ai contract de muncă activ și deja contribui cu minimum 2.430 lei/an la CASS

C. CAS – Contribuția pentru pensie (25%)

Obligația plății apare doar dacă venitul net depășește 48.600 lei/an (= 12 salarii minime brute pe economie).

📌 Pensionarii sunt exceptați de la plata CAS, indiferent de nivelul veniturilor.

6. Înregistrarea unui PFA în scopuri de TVA

🧾 Când este obligatorie înregistrarea în scopuri de TVA?

O Persoană Fizică Autorizată (PFA) trebuie să se înregistreze ca plătitor de TVA doar dacă cifra de afaceri anuală depășește 395.000 lei.

📌 Acest prag se aplică indiferent dacă ai activitate principală sau secundară. Odată depășit, înregistrarea devine obligatorie, iar PFA-ul tău intră într-un regim fiscal diferit.

Înregistrarea pentru operațiuni intracomunitare

Chiar dacă nu ești plătitor de TVA, există situații în care PFA-ul trebuie să se înregistreze în scopuri speciale pentru tranzacții intracomunitare, înainte de efectuarea acestora.

Când este obligatorie înregistrarea?

Achiziții intracomunitare de bunuri

Dacă achiziționezi produse din alte țări UE și valoarea totală a acestor achiziții depășește 34.000 lei într-un an, trebuie să te înregistrezi înainte de realizarea achiziției.

Prestări de servicii în alte state UE

Dacă oferi servicii către clienți din Uniunea Europeană, iar beneficiarul este cel care plătește TVA-ul, trebuie să te înregistrezi înainte de a furniza serviciul.

Achiziții de servicii din alte state UE

Dacă cumperi servicii de la firme din alte țări membre UE, pentru care plătești TVA în România, cum ar fi publicitate pe Google Ads sau promovare pe Facebook/Instagram, ai obligația înregistrării înainte de a primi serviciile.

7. Cum se face radierea unui PFA

Unul dintre marile avantaje ale unui PFA este faptul că poate fi radiat simplu și rapid, fără proceduri greoaie. Radierea poate avea loc în mai multe situații:

A. La cererea titularului PFA

Dacă dorești să închizi activitatea:

• Depui cererea de radiere la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC).
• Ulterior, anunți și ANAF, pentru a închide obligațiile fiscale rămase.

📌 Dianex te poate ajuta cu întregul proces de radiere PFA – fără drumuri inutile și fără bătăi de cap.

B. Radiere la solicitarea unei terțe persoane

Conform art. 25 din Legea nr. 26/1990, orice persoană fizică sau juridică prejudiciată de o înregistrare greșită în Registrul Comerțului poate solicita radierea:

• Integral – a întregului PFA
• Parțial – doar a unor elemente (ex. o activitate CAEN introdusă incorect)

📌 Radierea se poate face în baza unei hotărâri judecătorești irevocabile, dacă aceasta anulează sau modifică actele de înregistrare.

C. Radierea PFA în cazul decesului titularului

În această situație:

• Moștenitorii trebuie să depună cererea de radiere la ONRC în termen de maximum 30 de zile de la obținerea certificatului de deces.
• Activitatea economică nu poate continua după decesul titularului.
• Se poate deschide succesiunea patrimoniului de afectațiune, care include:
  • Active (numerar, drepturi de autor etc.)
  • Datorii către furnizori, ANAF sau alte instituții

8. Casa de marcat pentru PFA – când e obligatorie

Un PFA are obligația legală să utilizeze o casă de marcat fiscală în următoarele situații:

• ✔️ Dacă livrezi bunuri sau prestezi servicii direct către populație (comerț cu amănuntul sau servicii B2C)
• ✔️ Dacă încasezi numerar, prin card bancar sau prin alte mijloace echivalente (tichete de masă, vouchere, etc.)

📌 La cererea clientului, trebuie să eliberezi factură fiscală, indiferent dacă ai emis bon fiscal.

📑 Acte necesare pentru achiziționarea casei de marcat

• Certificat de înregistrare fiscală (CUI)
• Certificat constatator pentru punctul de lucru sau activitate ambulantă
• Copie CI a titularului PFA
• Semnătură electronică calificată pentru deschiderea contului SPV (Spațiu Privat Virtual) pe numele PFA-ului

📲 Dianex te poate sprijini cu tot procesul – de la consultanță până la obținerea seriei fiscale. Află mai multe despre achiziționarea casei de marcat.

9. Cont bancar și POS pentru PFA – obligații 2026

Odată cu intrarea în vigoare a Legii 239/2025, un PFA are obligații noi privind mijloacele moderne de plată și contul bancar.

Mijloace moderne de plată – obligatorii pentru toate PFA-urile

Din 2026, toate PFA-urile care încasează numerar de la clienți sunt obligate să implementeze mijloace moderne de plată, indiferent de activitatea desfășurată sau volumul de vânzări.

Exemple de mijloace moderne de plată acceptate:

• Terminal POS clasic (pentru plăți cu cardul)
• Terminal mPOS (soluție mobilă conectată la smartphone)
• Plăți prin QR code (ex. BT Pay, George Pay)
• Link de plată online trimis clientului
• Plăți contactless prin NFC

Cont bancar pentru PFA – obligatoriu

Având în vedere obligația de a accepta plăți electronice, contul bancar dedicat activității PFA devine obligatoriu. Acesta este necesar pentru:

• Primirea încasărilor prin POS sau alte mijloace electronice
• Separarea clară a finanțelor personale de cele ale afacerii
• Evidență contabilă mai simplă și transparentă
• Încasări de la clienți persoane juridice (obligatoriu prin bancă)

📌 Nerespectarea obligației privind mijloacele moderne de plată poate atrage amenzi între 5.000 și 10.000 lei.

10. Protecția muncii (SSM) pentru PFA

Conform Legii 319/2006, orice PFA are obligații legale privind sănătatea și securitatea în muncă (SSM), chiar dacă nu are angajați.

Ce trebuie să știi:

• Dacă nu ai salariați, trebuie totuși să respecți măsurile minime de siguranță și igienă.
• Dacă ai angajați, poți organiza intern activitatea de protecția muncii doar dacă ai urmat un curs SSM de minimum 40 de ore (devii inspector SSM).

📌 Dianex te poate pune în legătură cu furnizori acreditați de formare și consultanță în domeniu.

11. Autorizări suplimentare pentru activități PFA

Pe lângă autorizația de funcționare obținută de la Registrul Comerțului (certificatul constatator ), anumite activități necesită aprobări speciale, în funcție de domeniu:

Exemple de autorizări suplimentare:

• DSV – pentru activități din domeniul alimentar sau zootehnic
• Primărie – autorizație de funcționare (în funcție de codul CAEN)
• Mediu – dacă desfășori activități cu impact ecologic
• ISU – pentru spații comerciale sau activități cu risc de incendiu