Obligații ulterioare înființării unui PFA sau I.I. la Registrul Comerțului – Actualizat în anul 2026

1. Semnătura Electronică Calificată

Una dintre cele mai importante obligații ulterioare înființării unui PFA este achiziția unei semnături electronice calificate. Aceasta este necesară pentru a semna electronic documente și pentru a le transmite online către ANAF, ONRC și alte instituții ale statului.

Unde este necesară utilizarea semnăturii electronice calificate?

• Accesarea Spațiului Privat Virtual (SPV) pe CUI
• Obținerea seriei fiscale pentru casa de marcat
• Depunerea declarațiilor fiscale online
• Emiterea facturilor prin sistemul e-Factura
• Semnarea contractelor la distanță
• Comunicarea oficială cu instituțiile statului

Furnizori autorizați de semnături electronice în România

• certSIGN
• DigiSign
• Alfatrust

De asemenea, vei putea semna online și documente legale, poți solicita online certificate sau orice altă operațiune care necesită semnătura legală.

Deținerea unei semnături electronice calificate de către titularul PFA / I.I. / I.F. nu înlătură necesitatea ca firma de contabilitate PFA să fie, de asemenea, înregistrată în sistemul ANAF cu propria semnătură.

2. Spațiul Privat Virtual ANAF

a) Spațiul privat virtual pe CNP (cod numeric personal)

Chiar dacă PFA / II-ul are un cod unic de înregistrare (CUI), trebuie să te înregistrezi în Spațiul Privat Virtual (SPV) pus la dispoziție pe site-ul ANAF, folosind CNP-ul titularului de PFA sau II.

Ghid pentru deschiderea Spațiului Privat Virtual pe baza CNP-ului, explicat pas cu pas:

• Completează formularul de înregistrare ca utilizator în Spațiul Privat Virtual (S.P.V.)
• După completarea formularului, vei avea următoarele posibilități de aprobare pentru respectivul cont:

1. La ghișeu – este necesară prezentarea ta, împreună cu cartea de identitate și documentul listat la înregistrare, la oricare ghișeu ANAF.
2. Prin introducerea unui număr de decizie (dacă ai mai avut în trecut o altă activitate independentă înregistrată pe CNP-ul tău sau un contract de închiriere pentru un imobil aflat în proprietate).
3. Prin identificare vizuală – metodă rapidă disponibilă online.

b) Spațiul privat virtual pe CUI (cod unic de înregistrare)

Ghid pentru deschiderea Spațiului Privat Virtual pe CUI, explicat pas cu pas.

Începând cu anul 2024, toate PFA / I.I. / I.F. – urile au obligația deschiderii Spațiului Privat Virtual (SPV) deschis pe CUI (pe lângă cel deschis pe CNP). Acest SPV se deschide exclusiv cu semnătură electronică calificată.

3. Declarația Unică

În anul înființării, nu este necesar să întocmești și să depui Declarația Unică. Completează și depune Declarația Unică prin Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru impozit și, dacă este cazul, pentru contribuțiile sociale, în perioada 1 ianuarie – 25 mai a anului următor înființării.

Dacă nu ai timp sau nu vrei să îți asumi riscul completării greșite a declarației, comandă serviciul Completare Declarație Unică.

4. Contabilitatea

Deși nu ai obligația să angajezi sau să contractezi un contabil, ai obligația să îți organizezi contabilitatea. Din păcate, 8 din 10 titulari de PFA/I.I. aleg să se ocupe singuri de obligațiile contabile. La primul control, își dau seama că contabilitatea în partida simplă NU ESTE SIMPLĂ!

Ai nevoie de un contabil pentru PFA?

Pentru PFA (I.I.) în sistem real trebuie să completezi:

1. Declarația Unică, prin care se declară veniturile impozabile și cheltuielile deductibile
2. Registrul de încasări și plăți
3. Registrul de evidență fiscală
4. Registrul inventar
5. Fișa mijloc fix
6. Fișa de magazie stocuri
7. Jurnal de vânzări și cumpărări, decont 300, și/sau 301 și/sau 390 și/sau 394 (dacă ești înregistrat în scopuri de TVA)
8. Factura, chitanța, aviz de însoțire, notă de recepție, dispoziții de plată
9. Raport de gestiune (pentru comerț cu amănuntul)

Pentru PFA-uri cu norma de venit trebuie să completezi:

1. Declarația Unică
2. Registrul de evidență fiscală
3. Jurnal de vânzări și cumpărări, declarația 300, și/sau 301 și/sau 390 și/sau 394 (dacă ești înregistrat în scopuri de TVA)

5. Înregistrarea punctului de lucru

În situația în care, odată cu înființarea PFA-ului / II-ului, ai deschis și un punct de lucru cu o adresă diferită de cea a sediului profesional, ai obligația ca în maxim 30 zile de la data eliberării Certificatului de Înregistrare, să înregistrezi acest punct de lucru la Administrația Financiară de care aparții cu sediul profesional.

Documente necesare pentru înregistrarea punctului de lucru la ANAF:

1. Declarația 061
2. Certificatul de înregistrare – copie
3. Contractul de comodat/închiriere – copie
4. Certificatul Constatator cu adresa punctului de lucru
5. Rezoluția eliberată de Registrul Comerțului

6. Codul TVA intracomunitar

Dacă vei efectua servicii intracomunitare și/sau vei face achiziții de servicii intracomunitare (inclusiv reclamă pe Facebook, Ads Google sau achiziție de software) și/sau vei face achiziții de produse intracomunitare cu valoare mai mare de 34.000 lei (într-un an), ai obligația să obții un cod TVA intracomunitar înainte de a efectua respectiva operațiune.

Pentru achizițiile intracomunitare de bunuri și/sau servicii, vei plăti TVA în România la cota stabilită în țară.

7. Registru Unic de Control pentru PFA

Legea nr. 252/2003 privind registrul unic de control specifică: contribuabilii persoane juridice înregistrate la ONRC au obligația să țină registrul unic de control. Celelalte categorii de contribuabili pot ține registru unic de control, în funcție de opțiunea acestora.

Astfel, doar la opțiunea titularului PFA-ului se achiziționează registrul unic de control de la ANAF. PFA-ul / I.I.-ul nu este o persoană juridică!

8. Salariații

Din momentul în care vei face angajări de personal, ai aceleași obligații ca și un SRL în privința salarizării și Sănătății și Securității în muncă:

1. Trebuie să obții utilizator și parolă pentru REGES
2. Dacă apelezi la un serviciu extern pentru completarea REGES, trebuie să depui o informare la I.T.M. în maxim 5 zile de la data încheierii contractului

Pentru servicii complete de resurse umane și salarizare, contactează specialiștii Dianex.

9. Deschidere cont bancar pe PFA sau I.I.

PFA-ul / I.I.-ul are obligația să își deschidă un cont bancar dedicat activității, necesar pentru asigurarea încasărilor și plăților prin mijloace moderne de plată, conform obligațiilor legale în vigoare. Utilizarea contului personal al titularului nu este suficientă pentru desfășurarea activității PFA-ului / I.I.-ului.

De ce este necesară deschiderea unui cont bancar separat pentru PFA?

1. Implementarea mijloacelor moderne de plată
2. Poți evidenția separat încasările și cheltuielile personale de veniturile și cheltuielile aferente activității economice
3. Extrasul de cont este un document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate
4. Ai mai puțin de explicat în fața inspectorilor fiscali când analizează rulajele din cont

Documente necesare la bancă:

1. Rezoluția obținută de la O.N.R.C.
2. Certificatul de înregistrare
3. Actul de identitate al titularului
4. Certificat Constatator

10. POS și plăți electronice

Din 2026, dacă ai un PFA și încasezi bani direct de la clienți, trebuie să le oferi posibilitatea de a plăti electronic. Această cerință se aplică tuturor Persoanelor Fizice Autorizate înregistrate la Registrul Comerțului, indiferent de domeniul în care activezi.

PFA-ul meu trebuie să aibă POS?

Dacă prestezi servicii sau vinzi produse direct către persoane fizice sau firme care vor să plătească pe loc, da. Obligația vizează orice PFA care încasează plăți față în față cu clientul – fie că ești frizer, electrician, instructor auto sau freelancer care lucrează cu clienți locali.

Ce variante ai la dispoziție?

Nu ești obligat să cumperi un terminal POS tradițional. Poți alege oricare dintre aceste soluții:

• Terminal POS clasic – primit gratuit de la bancă, ideal dacă ai un punct fix de lucru
• mPOS – un cititor de card compact pe care îl conectezi la telefon, perfect pentru prestări servicii la domiciliul clientului
• Link de plată – generezi un link și îl trimiți clientului prin SMS sau email
• Plăți contactless – prin aplicații precum Google Pay sau Apple Pay
• Cod QR – clientul scanează cu telefonul și finalizează plata

Când nu ai nevoie de POS pentru PFA?

Ești exceptat doar într-o singură situație: dacă toate încasările tale vin exclusiv prin transfer bancar. Asta înseamnă că emiți facturi și clienții plătesc ulterior în contul tău, fără nicio tranzacție directă. Este cazul multor PFA-uri din IT, consultanță sau servicii B2B.

În momentul în care ai cel puțin un client care dorește să achite altfel decât prin virament, trebuie să îi poți oferi o metodă de plată electronică.

Cât costă un POS pentru PFA?

Terminalul în sine este gratuit – banca ți-l pune la dispoziție fără costuri de achiziție sau instalare. Singurul cost este comisionul per tranzacție, care variază între 0,5% și 1,5% din suma încasată, în funcție de banca aleasă și de volumul tranzacțiilor.

11. Recalculare impozit imobil pentru sediul profesional

În situația în care ai stabilit sediul profesional la adresa unui imobil aflat în proprietate, este necesar să anunți Primăria. Primăria va recalcula impozitul pe clădire atunci când este exercitată cu sediul profesional.

Exemplu: dacă ai stabilit sediul la garsoniera ta, va fi recalculat impozitul doar pentru spațiul de lucru efectiv. Cu o suprafață de lucru de 5 mp dintr-o garsonieră de 35 mp, se recalculează impozitul pentru diferența de spațiu.

Excepție – recalcularea impozitului locuință nu este necesară când:

• Sediul profesional e un apartament sau o casă de la o rudă/prieten
• Nu este exercitată activitatea la sediul profesional

12. Alte obligații ulterioare înființării unui PFA sau I.I.

Pe lângă obligațiile enumerate mai sus, activitatea de contabilitate curată poate să mai implice diverse alte obligații care sunt specifice fiecărei activități în parte:

• Înregistrarea la alte instituții specifice domeniului de activitate
• Obținerea de autorizații și avize necesare desfășurării activității
• Respectarea normelor specifice industriei în care activezi
• Actualizarea periodică a datelor la ONRC și ANAF