Importul datelor din aplicatia Wmicro 2
Majoritatea operatiilor duc la stergerea bazei de date , recuperarea datelor putandu-se face doar din copiile facute anterior
Importul se pote realiza pe cate un modul , mai multe module sau toate intr-o singura sesiune, dar recomandat este sa se faca pe grupe in ordinea in care apar in ferestra de import parcurgand de sus in jos
Modulul este un rand ce poate fi marcat pentru import, iar grupa reprezinta o multime de module delimitate printr-un dreptunghi
Societatea ce se importa se alege in partea de sus a ferestrei si evident ca trebuie sa ramana neschimbata pe parcursul importului
Data de blocare este importanta, pe durata importului trebuie sa ramana la valoarea 1.1.1900 pentru a fi siguri ca este mai mica decat cea a documentelor importate. Se poate schimba cu ajutorul butonului Configurare
Pe masura importului in grila din dreapta sunt aratate rezultatele pentru fiecare modul in parte. Semnificatia coloanelor grilei :
- ? – daca se da click pe acest buton sunt aratate mesajele de eroare ale fiecarui modul in parte
- Nr.erori – numarul de erori descoperite in timpul importului modulului. O eroare duce la neimportarea articolului sau documentului dar nu intrerupe importul modulului. Deci modulele cu erori sunt importate incomplet
- Avertismente – nr.de probleme usoare care nu impiedica desfasurarea importului , mesajele de avertizare sunt aratate tot pe butonul ?
- Art. noi – nr. de articole importate pe fiecare modul
- Art.existente – nr.de articole importate deja. In cazul documentelor nu sunt reimportate , Nomenclatoarele sunt actualizate daca sunt diferente
Drepturi pentru acest modul au numai utilizatorii ce sunt marcati ca Administratori fara alte configurari in modulul de drepturi
Stergeri
Cele 2 optiuni asigura stergerea completa a datelor din baza de date
- Sterge salarii,salariati,documente gestiunei, trezorerie – sterge documentele primare din toate modulele si din orice data : salarii , salariati , concedii medicale , documente de clienti , furnizori , alte intrari , iesiri , productii , etc , imobilizari , obiecte de inventar , operatiie de trezorerie. In aceasta etapa Data de blocare este pusa automat pe 1.1.1900
- Sterge nomenclatoare – se vor sterge nomenclatoarele de articole, terti , grilele de contare , categorii documente , categorii articole , gestiuni
Nomenclatoare
- Configurari,constante – se importa configuarile SC (denumire strada, CUI , CAEN , etc) , caracteristica (ne)platitor TVA
- Nomenclatoare – se importata : Categorii de articole, Categorii de documente, Gestiunile, Casele Bancile, Nomenclatorul de articole, Nomenclatorul de terti (furnizori si clienti)
Nu stergeti codurile gestiunilor si nu schimbati denumirile gestiunilor, categoriilor, denumirile articolelor , CUIul tertilor pana la terminarea completa a importului tuturor datelor. Aceste valori sunt necesare pe parcursul celorlalte operatii de import
Optiunea: schimba gestiunile in evidenta FIFO , va schimba modul de evidenta al stocurilor gestiunilor provenind din Wmicro2 din identificare specifica in FIFO in cazul in cursul operatiei de import nomenclatoare (deci optiunea este efectiva numai daca se selecteaza simultan si optiunea Nomenclatoare). Se pastreaza caracteristica : la pret fara TVA su pret cu amanuntul - Contari – Sunt importate grilele de contare din Wmicro2 Se poate renunta la acest import daca se doreste introducerea manuala. Importul / completarea grilelor de contare este obligatorie inaintea importului Documentelor de gestiune
Daca este necesara reluarea importului nomenclatoarelor se pot bifa si stergerile fara probleme
Dupa aceasta etapa este recomandat sa se verifice/editeze nomenclatoarele:
– Categorii articole – sa se completeze cel putin Contul reprezentativ. Este de mare ajutor in in importul Stocurilor initiale si in grila de Contari
– Categorii de documente – sa se completeze contul de furnizor / client / tva acolo unde este cazul si sa se stabileasca Folosirea in tranzactii
– Gestiuni – sa se stabileasca analitice distincte in campul Analitic clasa 3 pentru gestiunile cu amanuntul
– Case,banci – sa se verifice Contul contabil pentru fiecare articol al nomenclatorului
Majoritatea campurilor aratate mai sus devin needitabile ,dupa importul soldurilor initiale sau rulajelor
Initiale
Pentru aceasta grupa trebuie sa stabilim Data de inceput a evidentei care inseamna prima zi a primei luni in care importam rulaje in Wmicro 5
Documentele continand sume/solduri initiale vor avea obligatoriu o data mai mica decat Data de inceput a evidentei.
Modificarea acestei date dupa importul soldurilor initale sau rulajelor este imposibila ( decat daca se sterg toate datele)
Sume initiale balanta contabila | Se importa soldurile initiale ale balantei contabile Sumele importate sunt vizibile in Administrare / Solduri intitiale / Paina Balanta Contabila Dupa importul tuturor componentelor din Sume initiale, in pagina Balanta contabila putem vedea necorelatiile intre soldurile balantei si evidentele primare preluate marcate cu randuri rosii (se poate selecta optiunea numai eronate). Oricare din necorelatii duce la imposibilitatea validarii | ||||
Solduri initiale terti (furnizori si clienti) | Se face sub forma valorilor neplatite / neincasate ale documentelor de furnizori si clienti din prima luna a Intervalului import (campul din stanga) Prima data a intervalului trebuie sa coincida cu data de inceput a evidentei | ||||
Stocurilor initiale | Se importa stocurile initale ale lunii stabilite in primul camp al Interval import , articol cu articol , numai cantitatile pozitive din prima luna a Intervalului import (campul din stanga) Prima data a intervalului trebuie sa coincida cu data de inceput a evidentei De verificat inainte:
Trebuie acordata atentie faptului ca pentru validarea Soldurilor initiale , totalurile pe conturi ale stocurilor initiale trebuie sa fie egale cu soldurile initiale ale balantei contabile din Wmicro5
| ||||
Articolele importate inclusiv reglarile sunt vizibile in Administrare / Solduri intitiale / Tabul Stocuri si pot fi corectate acolo
Diferentele fata de contabilitate pot fi observate fie in Administrare / Solduri intitiale / Tabul Balanta contabila , fie in fereastra de import butonul Verifica. Bineinteles
Nu se considera eroare existenta de sume in conturile de stocuri ale balantei fara corespondent in stocurile initiale
Dupa importul cu succes al acestui modul si validarea Soldurilor initale se pot confrunta listele Balantelor de stocuri pentru cele 2 aplicatii
Rulaje
Intervalul import delimiteaza datele intre care se vor importa modulele .Importul se face numai pe luni intregi deci zilele nu au importanta pentru aceste campuri.
Personal , salarii
| Se importa salariatii , persoanele in intretinere si calculul drepturilor salariale pentru Intervalul import specificat Trebuie importat tot intervalul dorit intr-o singura sesiune de import pentru ca de fiecare data se vor sterge toti salariatii Intervalul de import poate incepe inaintea datei Inceput evidenta W5 daca dorim sa avem si istoric |
Imobilizari si Obiectelor de inventar
| In aceasta faza se face si importul denumirile Imobilizarilor si Obiectelor in nomenclatorul de articole (in Wmicro2 acest tip de articole nu se aflau neaparat in nomenclator)
|
Documente de gestiune | Se importa toate documentele de furnizori, clienti, consumuri, alte intrari, alte iesiri , transferuri ,consumuri , etc din perioada specificata in Interval import Modulele ce trebuiesc importate obligatoriu inainte sunt : Configurari constante ,Nomenclatoare , Stocuri initiale (si validate) , Contari Se poate importa fractionat pe intervale diferite si se poate reimporta daca este nevoie Inaintea lansarii acestui modul trebuie facuta validarea soldurilor initiale , pentru ca stocurile initiale importate vor fi necesare pentru validarea acestei etape Dupa import se face automat si validarea acestor documente pentru a putea fi platite/incasate in etapa de import plati Imposibilitatea validarii unor documente este semnalata ca eroare Dupa import si validare se pot compara valorile Notelor contabile din Wmicro5 cu cele din Wmicro2 pentru Intervalul import cu ajutorul butonului Verificare |
Incasari si plati | Se importa incasarile si platile din perioada specificata in Interval import Modulele ce trebuiesc importate obligatoriu inainte sunt : Documente de gestiune (toate lunile si validate) pentru a se putea lega incasarile/platile de facturi Se poate importa fractionat pe intervale diferite si se poate reimporta daca este nevoie |