Administrarea unui business nu este o treaba usoara, indiferent ca este un business mic, de familie sau unul in care te bazezi pe zeci sau sute de angajati.

Primul pas catre administrarea cu succes a unei afaceri este unul clar, prin care trebuie sa treaca absolut orice antreprenor: infiintarea unei firme. Procesul prin care ia nastere o firma nu este tocmai usor, chiar daca in ultimii ani s-a dezvoltat din ce in ce mai mult conceptul de infiintare firma online. Acest proces implica o informare atenta, o multime de acte si uneori nervi de fier.

ghid infiintare firma

Ghid Infiintare Firma – Ce este o firma?

Firma este modul de organizare legala care îți permite sa desfasori activitati economice si sa platesti impozite si contributii catre bugetul de stata si bugetul de asigurari sociale. Practic, este instrumentul pe care un antreprenor il are la indemana in relatia cu partenerii de afaceri si in relatia cu clientii.

Exista mai multe tipuri de firme pentru care se poate opta in functie de tipul de afacere abordat si de modul in care aceasta se desfasoara. Se poate alege infiintarea unui PFA ( Persoana fizica autorizata), a unei II ( intreprindere individuala ) a unei IF ( intreprindere familiala) a unui SRL ( societate cu raspundere limitata ), a unui SRL-D ( societate cu raspundere limitata administrata de un debutant), a unei SA ( Societate pe actiuni ) sau ONG-urilor ( Organizatii non profit), asociatiilor  si fundatiilor.

Cel mai populare firme sunt PFA-urile si SRL-urile, deoarece ofera cea mai mare flexibilitate si pot fi infiintate de absolut oricine.

De ce sa infiintezi o firma?

In primul rand, pentru ca este una dintre cele mai la indemana variante prin care poti sa dobandesti libertate financiara si sa iti dezvolti o cariera neingradita de limite. De asemenea, o firma iti permite sa aduci un plus de valoare pentru societatea in care traiesti, angajand oameni si platind taxe catre stat.

Ce optiuni ai pentru a infiinta o firma?

Indiferent ca vrei sa infiintezi un SRL, un PFA sau o alta entitate juridica, ai doua optiuni prin care iti poti duce la bun sfarsit misiunea:

  1. Apelezi la o firma de consultanta care te ajuta in relationarea cu statul. Este optiunea la indemana, in care ai mereu langa tine pe cineva care te indruma si preia actiunile de depunere si ridicare a actelor de la organiele statului. Practic, poti sa te bucuri de un proces de infiintare SRL online, in care tot ceea ce ai de facut este sa completezi un formular, sa trimiti copii dupa documentele solicitate de reprezentantii firmei de consultanta, sa mergi la banca pentru depunerea capitalului social si sa astepti actele noii firme.
  2. Te ocupi singur de fiecare pas cu ajutorul prezentului ghid infiintare firma. Este o varianta mai putin costisitoare, din punct de vedere financiar, insa mult mai dificila si mai de durata.

Ghid Infiintare Firma – Ce trebuie sa faci daca te ocupi singur de infiintarea firmei?

Daca alegi sa te ocupi singur de intregul proces, trebuie sa ai rabdare si sa te informezi foarte bine in legatura cu tot ceea ce ai de facut din acest ghid infiintare firma. Spre deosebire de procesul de infiintare SRL si infiintare PFA online, atunci cand faci de unul singur tot procesul trebuie sa te deplasezi la ONRC sau la ANAF, sa pregatesti singur Actul Constitutiv si sa iti asumi eventualele greseli.

Daca esti o persoana organizata insa, vei duce la bun sfarsit procesul de infiintare firma si te vei putea bucura de propriul business.

Pasii pe care trebuie sa ii urmezi sunt urmatorii:

1. Fa-ti o lista cu actele pe care trebuie sa le depui in dosarul ce trebuie sa fie depus la ONRC – Ghid Infiintare Firma

Actele de care ai nevoie sunt urmatoarele:

  • Copii dupa actele de identitate ale asociatilor firmei;
  • Copii dupa actele de identitate ale administratorilor firmei;
  • O copie dupa contractul de spatiu in care firma urmeaza sa aiba sediul social. Sediul social este spatiul in care noua firma va primi toata corespondenta oficiala. Poate sa fie stabilit intr-o locatie privata a asociatilor, intr-o locatie inchiriata sau la sediul unui avocat. Daca alegi ultima varianta, trebuie sa stii ca durata maxima in care un avocat iti poate gazdui firma este de 12 luni;
  • Actul constitutiv;
  • Daca este cazul, un contract de comodat si adeverinta de la Asociatia de proprietari unde este stabilit sediul;
  • Declaratii ale asociatilor si ale administratorilor;
  • Specimen de semnatura al administratorului;
  • Documente care atesta pregatirea sau experienta profesionala. Aceste documente sunt esentiale doar daca forma juridica dorita este PFA, II sau IF.

Legislatia este intr-o continua metamorfoza, asadar, actele necesare pentru infiintarea firmei se pot modifica tot timpul. Tocmai de aceea, este bine sa verifici si aici inainte de a demara intregul proces.

2.  Rezerva o denumire!

Orice firma trebuie sa aiba o denumire, iar aceasta trebuie sa fie inregistrata oficial. Daca te-ai gandit deja la un nume, este bine sa te gandesti la inca doua. Exista mereu riscul ca un nume sa fie deja luat, iar daca nu vrei sa mergi la biroul pentru rezervari de mai multe ori, trebuie sa fii pregatit cu cel putin 3 denumiri.

Este bine sa nu rezervati denumiri cu multe similaritati, chiar daca serverul ONRC va permite acest lucru. Au fost multe situatii in care functionarii ONRC au respins denumirea rezervata online pe serverul ONRC, pe motiv confuzieii create cu alte firme.

3. Stabileste sediul social!

Trebuie sa iei o decizie asupra locului unde vei primi corespondenta. Asa cum am amintit, poate fi acasa, intr-un spatiu inchiriat sau la avocat. Locul in care stabilesti sediul social va fi cel in care vei primi toate notificarile din partea institutiilor statului si cel in care vei primi corespondenta de la parteneri.

Daca sediul este stabilit intr-un imobil cu mai multe apartamente (bloc) si se desfasoara activitati economice la acel sediul, trebuie obtinut Acceptul Asociatiei de Proprietari, chiar daca la acel imobil nu este constituita o asociatie.

Pentru sediile stabilite in locuinte in care se desfasoara activitati economice , este posibil majorarea impozitului pe imobil. Mai multe despre Impozit Sediu Social sau Profesional stabilit la Domiciliu

4. Redacteaza Actul Constitutiv!

Acest act este un document care contine toate informatiile despre noua firma: datele de identificare ale asociatilor, forma de organizare a societatii, denumirea societatii, locul unde se afla sediile, obiectele de activitate, suma varsata sub forma de capital social, numele administratorului, perioada de timp in care administratorul isi poate exercita functia ( poate sa fie o perioada determinata sau nedeterminata), etc. Actul constitutiv este un act stufos, care trebuie sa fie redactat fara greseala.

Printre cele mai importante informatii din acest act se afla stabilirea CAEN-ului ( Clasificarea activitatilor din economia nationala). Acest CAEN defineste activitatea pe care urmeaza sa o desfasoare firma si nu trebuie sa fie solitar. Mai exact, poti alege mai multe coduri CAEN, care iti permit sa ai mai multe tipuri de activitati.

In acest ghid infiintare firma vom prezenta 2 modele acte constitutive puse la dispozitile de ONRC

Actul constitutiv al societăţii cu răspundere limitată – S.R.L. (mai mulți asociați)

Actul constitutiv al societăţii cu răspundere limitată – S.R.L. (model asociat unic)

5. Depune capitalul social!

Orice firma trebuie sa aiba un capital social, care reprezinta aportul pe care il aduce fiecare asociat in firma. Valoarea minima a capitalului social este de 200 de lei si este, de regula, valoarea depusa de majoritatea celor aflati la inceput.

Depunerea capitalului social se poate face la orice banca comerciala, pe baza Cartii de Identitate, Actului Constitutiv si Rezervarea de Nume Firma prezentat anterior in acest ghid infiintare firma.

6. Completeaza declaratiile pe proprie raspundere

Orice persoana asociata intr-o firma trebuie sa indeplineasca anumite conditii pentru a infiinta o firma. Informeaza-te in legatura cu eventualele lucruri care iti pot interzice sa infiintezi acea firma, iar daca nu intervine nimic, completeaza declaratii pe proprie raspundere ca esti 100% indreptatit sa urmezi acest pas.

  • Declaratie model 2
  • Declaratie accept administrator (daca este cazul)
  • Declaratie asociat fondator

7. Depune dosarul la ONRC.

Cu toate actele si informatiile amintite mai sus trebuie sa creezi un dosar, pe care sa il depui la ONRC. Daca totul este in regula, in cateva zile actele firmei tale vor fi gata si vei putea sa iti incepi activitatea.

Chiar daca ai firma in deplina legalitate, activitatea ta nu se incheie aici. Mai sunt o serie de pasi pe care trebuie sa ii urmezi pentru a incepe activitatea 100% legal!

  • Trebuie sa faci o stampila a firmei pentru documentele oficiale. Chiar dacă ștampila nu mai este obligatorie, este bine ca aceasta sa fie prezenta;
  • Trebuie sa mergi la Administratia Nationala de Administrare Fiscala ( Anaf) si sa depui declaratia 101 privind inregistrarea fiscala;
  • Trebuie sa iti creezi un cont curent la una dintre bancile comerciale disponibile. De regula, banca aleasa pentru cont curent este bine sa fie aceeasi cu cea aleasa pentru depunerea capitalului social;
  • Trebuie sa te abonezi la un program de facturare. Facturile sunt documentele cu ajutorul carora vei incasa bani, asadar, trebuie sa alegi un program prin care sa le emiti repede si sigur;
  • Trebuie sa achizitionezi un registru unic de control. Este necesar cate un registru pentru fieccare sediu al firmei ( atat pentru sediul social, cat si pentru punctele de lucru).

Intr-un dosar cu sina se vor adauga urmatoarele documente:

  1. Contractul de folosinta pentru sediul social – 1 exemplar (in original daca este Comodat sau in copie daca este Inchiriere);
  2. Acte proprietate pentru imobilul in care s-a stabilit sediul social – 1 exemplar in copie pe care veti scrie “Conform cu originalul” si veti semna. Daca aveti adeverinta de la Primarie, aceasta trebuie depusa in original.
  3. Acceptul de la asociatia de proprietari (daca la sediu nu se desfasoara nici o activitate, nu trebuie accept, in schimb trebuie declaratia de la punctul 4) , (listat fata-verso) – 1 exemplar in original;
  4. Declaratie lipsa activitate la sediu social – 1 exemplar in original
  5. Declaratie lipsa Asociatie proprietari (daca in blocul respectiv nu s-a constituit o Asociatie de proprietari sau locatari) – 1 exemplar in original;
  6. Cererea de inregistrare – 1 exemplar in original;
  7. Declaratia model 1 (daca nu se autorizeaza nici o activitate) – 1 exemplar in original + 4 exemplare in copie
  8. Declaratia model 2 (daca se autorizeaza cel putin o activitate) – 1 exemplar in original + 4 exemplare in copie;
  9. Anexa 1 pentru vectorul fiscal – 1 exemplar in original;
  10. Specimenul de Semnatura – 1 exemplar pe care il veti semna in fata functionarului ONRC;
  11. Declaratie asociat fondator – 1 exemplar in original;
  12. Declaratie accept administrator – 1 exemplar in original;
  13. Copie act identitate asociati – 1 exemplar (se specifica “Conform cu originalul” si semneaza);
  14. Dovada privind rezervarea de nume – 1 exemplar in copie a formularului electronic transmis, sau in original daca rezervarea s-a facut la ghiseul Registrului Comertului

Sfaturi utile pe care trebuie sa le urmezi daca vrei ca afacerea ta sa fie un succes

Cu siguranta ai o idee care ti se pare perfecta si imediat dupa ce ai primit actele noii tale firme, vrei sa iti incepi activitatea. Nu te opreste nimeni sa faci asta, insa pana la a avea activitate, trebuie sa pui la punct cateva lucruri prezentate anterior in prezentul ghid infiintare firma dar si:

  1. Fii mereu la curent cu legislatia care vizeaza industria in care activezi. Este bine sa ai o sursa buna de informare care sa te puna la curent cu toate noutatile. Atata vreme cat esti informat, riscul sa gresesti este mult mai mic.
  2. Gaseste un contabil bun! Contabilitatea firmei este esentiala in relationarea cu institutiile statului. In anumite cazuri ( cum este cazul PFA-ului ), contabilitatea poate sa fie realizata in regim propriu. Totusi, nu este recomandat sa iti asumi aceasta activitate. Poti angaja un contabil full time, in cazul in care firma este mare si are foarte multa activitate sau poti externaliza serviciul de contabilitate catre o firma specializata. Un contabil bun trebuie sa te ajuta sa administrezi cat mai bine veniturile, in asa fel incat afacerea ta sa fie una de succes. De asemenea, trebuie sa relationeze cu statul prin intocmirea bilantului si a altor declaratii pe care trebuie sa le depui;
  3. Asigura-te ca ai toate autorizatiile pentru activitatea pe care o practici! Este posibil sa ai nevoie de autorizatii si aprobari. Inainte de a incepe activitatea, asigura-te ca stii de toate si ca le ai pe toate. Amenzile in cazul in care iti lipsesc anumite autorizatii pot fi consistente si pot atenta la integritatea firmei.
  4. Fa-ti un plan de afacere! Incearca sa faci un plan realist, de care sa te tii pe cat posibil!
  5. Investeste cu atentie! Orice firma, pe langa incasari, are si cheltuieli. Atunci cand esti la inceput de drum, resursele financiare s-ar putea sa nu fie foarte mari, asadar, este important sa le organizezi foarte bine. Investeste in calitatea produselor si serviciilor pe care le folosesti si de asemenea, investeste in promovare. Poti sa iti faci un website eficient, sa investesti timp si bani in activitatea in retelele sociale sau sa gasesti diverse alte solutii care pot oferi rezultate. Atunci cand nu stii care sunt variantele care functioneaza cel mai bine, este bine sa incerci cate putin din fiecare.
  6. Alege-ti cu atentie partenerii! Indiferent ca este vorba despre clienti, parteneri sau despre furnizori, trebuie sa relationezi cat mai bine cu ei. Este bine, asadar, sa te informezi inainte de a incepe orice fel de colaborare.
  7. Fii organizat! Fii organizat cu banii, cu actele si cu ideile firmei. De asemenea, incearca sa fii cat mai organizat cu timpul! Atunci cand ai propriul business, administrarea timpului poate sa devina una dintre cele mai importante probleme.
  8. Plateste la timp taxele catre stat! Este bine sa nu intarzii, in asa fel incat sa nu atragi penalizari si amenzi. Din fericire, impozitele din Romania sunt destul de mici, mai ales in randul microintreprinderilor. Impozitul pe cifra de afaceri are o valoare intre 1 si 3%, in functie de numarul de angajati, in timp ce impozitul pe profit este de 16% din profitul obtinut la sfarsitul anului fiscal.

Infiintarea unei firme este un proces care desi pare extrem de stufos, este relativ simplu. Provocarea adevarata este cea de care te lovesti atunci cand ai deja firma: cum o administrezi in asa fel incat sa obtii profit de pe urma ei?

Daca vrei sa te lovesti de aceasta provocare, noi iti stam alaturi, oferindu-ti ajutor in primul pas: acela de infiintare firma. Iti oferim servicii de infiintare firma online si te ajutam cu toate informatiile de care ai nevoie, in asa fel incat sa te bucuri din plin de noul tau business.