Schimbări majore în facturare: CNP-ul pe factură va fi înlocuit cu un cod format din 13 zerouri

Cuprins:

1. De ce această schimbare?
2. Cum va funcționa noul sistem?
3. Alte modificări prevăzute în OUG nr. 138/2024
4. Este necesară semnătura electronică pentru emiterea facturilor?
   • Cerințe pentru utilizarea sistemului e-Factura
   • Cine trebuie să aibă semnătura electronică?
   • De ce este importantă semnătura electronică pentru administratori?

Această decizie, adoptată în cadrul ședinței de Guvern din 4 decembrie 2024, are la bază:

• Cerințele tehnice ale sistemului e-Factura, care solicită un identificator în câmpurile dedicate persoanelor fizice;
• Protecția datelor personale, prin eliminarea necesității de a furniza CNP-ul sau alte informații sensibile la fiecare tranzacție.

Astfel, persoanele fizice nu vor mai fi obligate să își divulge CNP-ul sau codul de identificare fiscală atribuit de ANAF pentru tranzacțiile comerciale, fie ele realizate online sau în magazinele fizice.

Conform noilor reglementări:

1. Dacă beneficiarul unei facturi, persoană fizică, nu furnizează CNP-ul sau codul de identificare fiscală atribuit de ANAF, rubrica dedicată acestora va fi completată automat cu codul standard de 13 zerouri.
2. Identificarea prin CNP devine opțională, putând fi solicitată doar de beneficiarii care doresc acest lucru în mod expres.
3. Pentru facturile simplificate și alte tipuri de documente, se elimină excepțiile existente, iar toate tranzacțiile vor urma reguli unitare de raportare.

Pe lângă introducerea codului de 13 zerouri, ordonanța prevede:

• Restrângerea utilizării sistemului RO e-Factura la tranzacțiile în care TVA este aplicabil în România;
• Eliminarea excepțiilor pentru facturile simplificate Începând cu 1 ianuarie, facturile simplificate, cum sunt cele emise de platforme precum Bolt, Uber și altele similare, vor trebui transmise exclusiv prin sistemul e-Factura.
• Adăugarea codurilor CPV (Vocabularul Comun al Achizițiilor Publice) în facturile emise pentru contractele de achiziții publice.

Emiterea facturilor prin intermediul sistemului e-Factura presupune îndeplinirea unor cerințe tehnice și administrative specifice. Printre acestea, utilizarea semnăturii electronice calificate este esențială pentru a asigura validitatea documentelor și conformitatea cu reglementările fiscale.

Pentru a utiliza sistemul e-Factura, o firmă trebuie să fie:

1. Înrolată în Spațiul Privat Virtual (SPV) – Acesta este un portal administrativ gestionat de ANAF, prin care se realizează schimbul de documente electronice între contribuabili și autoritățile fiscale.
2. Dotată cu o semnătură electronică calificată – Aceasta este necesară pentru autentificare și semnarea documentelor transmise în cadrul sistemului.

• Expertul contabil sau reprezentantul fiscal al firmei: În multe cazuri, expertul contabil al firmei are deja o semnătură electronică înregistrată în SPV, ceea ce îi permite să gestioneze declarațiile fiscale în numele companiei. Dacă în contract nu este specificată în mod clar o astfel de obligație, firma de contabilitate nu are responsabilități legate de sistemul e-Factura.
• Administratorul firmei: Este necesar ca administratorul să dețină propria semnătură electronică calificată. Acest lucru permite:
  • Monitorizarea în timp real a procesului de transmitere și primire a facturilor prin e-Factura;
  • Gestionarea autonomă a unor documente importante, fără a depinde complet de un terț.

În contextul digitalizării fiscale, administratorul are nevoie de acces direct și rapid la sistemele fiscale pentru:

• Asigurarea conformității cu legislația privind raportarea electronică;
• Verificarea și validarea documentelor transmise de contabil sau alți responsabili;
• Reducerea riscurilor legate de eventuale erori sau întârzieri în procesul de facturare.

Vezi mai multe detalii în articolele:
Cine este obligat să gestioneze sistemul e-Factura: Contabilul sau Administratorul?
Obligația deținerii semnăturii electronice calificate în România.