Sanctiunile privind nerespectarea procedurii de prelungire sediu social sunt foarte drastice, întrucat, prima conditie ca o societate sa existe din punct de vedere legal este sa detina un sediu social valabil. Expirarea si neprelungirea acestuia duc la inexistenta lui, iar institutiile abilitate in domeniu au dreptul sa declare societatea ca fiind inactiva sau pot merge pana la dizolvarea acesteia, conform prevederilor legii nr. 31/1990 a societatilor comerciale cu modificarile si completarile ulterioare.
Prelungirea sediului social al firmei trebuie realizata în situatia în care contractul de inchiriere sau de comodat a fost incheiat pe o durata limitata de timp, iar acesta a expirat. Inainte de expirarea contractului de comodat sau de inchiriere în baza caruia a fost declarat sediul social al firmei, administratorul trebuie sa procedeze la incheierea unui act aditional de prelungire a duratei sediului.
In legatura cu aceasta operatiune de preulungire a sediului social, noi va putem ajuta pentru inregistrarea acestei mentiuni la Registrul Comertului in cel mai scurt termen.
Documente necesare prelungirii sediului social la ONRC:
- dovada prelungirii valabilitatii sediului social (act de proprietate, contract de inchiriere/ subinchiriere/ contract de comodat etc.);
- act aditional la contractul initial care a stat la baza stabilirii sediului social al societatii.
Efectele neprelungirii duratei de funcționare a sediului social
Contribuabilii declaraţi inactivi care desfăşoară activităţi economice în perioada de inactivitate, sunt supuşi obligaţiilor privind plata impozitelor, taxelor si contribuţiilor sociale obligatorii prevăzute de Codul Fiscal, dar, în perioada respectivă, nu beneficiază de dreptul
de deducere a cheltuielilor. [articolul 11 alineatul (6) din Legea 227 privind Codul Fiscal ]
De la data declarării ca inactivă, organul fiscal anulează înregistrarea unei persoane în scopuri de TVA. In perioada în care codul de TVA este anulat, contribuabilii nu beneficiază de dreptul de deducere a TVA aferenta achiziţiilor efectuate, dar au obligaţia de plata a TVA (prin facturare cu sau fără TVA) în baza formularului 311. [articolul 316 alineatul (11) litera(a) și articolul 11 alineatul (6) din Legea 227/2015 privind Codul fiscal]
Beneficiarii care achiziţionează bunuri si/sau servicii de la inactivi, nu beneficiază de dreptul de deducere a cheltuielilor si a taxei pe valoarea adăugată aferente achiziţiilor respective. [articolul 11 alineatul( 7) din Legea 227 privind Codul Fiscal ]
Inactivitatea fiscală, cu excepţia inactivităţii fiscale declarate ca urmare a înscrierii inactivităţii temporare la registrul comerţului, se înscrie atât în cazierul fiscal al persoanei juridice sau entităţii fără personalitate juridică declarată inactivă, cât şi al reprezentanţilor legali sau reprezentanţilor desemnaţi ai acestora, existenţi în perioada în care au intervenit situaţiile de declarare a inactivităţii fiscale. [articolul 4 alineatul(4) litera c) din Ordonanta de Guvern 39/2015 privind cazierul fiscal]
Cum procedăm pentru prelungirea valabilității sediului secundar (punctului de lucru)
La expirarea valabilității unui sediu social sau profesional, este necesară depunerea unui dosar la Registrul Comerțului din județul unde este înregistrat sediul social al societății, dosar care trebuie să conțină următoarele documente:
- Cerere tip de depunere și/sau menționare acte (pentru SRL);
- Cerere înregistrare (pentru PFA / I.I.);
- Contractul inițial de închiriere/comodat sau documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului utilizat ca sediu social / profesional;
- Actul adițional la contractul inițial de închiriere/comodat sau documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului utilizat ca sediu social / profesional;
sau
- Contractul de inchiriere/de comodat redactat pentru prelungirea valabilității spațiului utilizat cu titlu de punct de lucru/sediu secundar, însoțit și de o copie după actele ce fac dovada proprietății spațiului;
- Împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoana desemnată să îndeplinească pentru societate formalităţile legale privind depunerea documentelor;
- Formularul tip privind acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
Mențiune: dosarul cu actele pentru prelungirea valabilității unui punct de lucru /sediu secundar se poate depune la Registrul Comerțului începând cu prima zi de la care produce efecte noul act de închiriere/comodat pentru spațiu, dar nu mai târziu de 30 de zile de la data la care curge valabilitatea noului act.
Termenul de eliberare a documentelor de către Registrul Comerțului este de aproximativ 3 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii, în cazul în care nu apar și alte observații din partea referentului.
Nu se percep taxe din partea ONRC pentru acest tip de lucrare, cu excepția situației în care este necesară transmiterea prin poștă de către ONRC a documentelor eliberate, la o adresă din alt județ decât cel în care agentul economic își are sediul social declarat, caz în care taxa trebuie achitată până la data soluționării cererii – la data curentă această taxă este de cca 8 lei.
