Vrei sa-ti deschizi o afacere sau esti antreprenor de mai multi ani? Iti recomand sa-ti faci timp pentru a parcurge in intregime ghidul de mai jos care sigur nu iti va garanta succesul in afaceri, insa te va impiedica sa faci anumite greseli care te pot costa foarte mult. 

Chiar daca multe informatii iti vor parea ca fiind pentru specialisti, iti sugerez sa te familiarizezi cu ele pentru a fi capabil sa discuti in cunostiinta de cauza cu specialistii colaboratori ai firmei (contabili, inspectori SSM, specialist resurse umane, etc).

Contabilitate

Societati Comerciale (SRL, SA, SNC, SCS, SCA)

Confom legii contabilitatii 82/1991 art. 10 administratorul firmei este singurul responsabil pentru organizarea contabilitatii in societatea a carui administrator este. Din punct de vedere legal contabilitatea se poate organiza doar in 2 moduri:

  1. prin angajarea cu contract individual de munca a unui economist care sa conduca departamentul financiar-contabil al societatii. Acestei persoane trebuie sa i se stabileasca in mod clar atributiile si raspunderile prin fisa de post. Lipsa fisei de post pot:
    1. atrage sanctiuni din partea inspectorilor ITM pentru nerespectarea prevederii din codul muncii in care orice salariat trebuie sa i se aduca la cunostinta atributiile si responsabilitatile.
    2. impiedica administratorul sa atraga raspunderea economistului care conduce departamentul financiar contabil pentru eventualele erori sau ilegalitati savarsite de catre acesta.
  2. prin contractarea unei persoane fizice sau juridice autorizate CECCAR. Acestia isi desfasoara activitatea conform normelor CECCAR si raspund pentru activitatea lor in baza regulamentului CECCAR si a contractului. Practic raspunderile sunt stabilite foarte clar si fara posibilitate de interpretare.

Practici foarte uzuale dar INCORECTE

  1. Acceptarea de catre administrator ca persoana care se va ocupa de organizarea contabilitatii firmei sale sa nu incheie nici un fel de contract sau conventie cu firma, urmand ca bilantul sa fie semnat de un "prieten expert contabil". Consecinte:
    1. sanctionarea de catre inspectorii ANAF cu pana la 10.000 lei pentru neindeplinirea obligatiei de a organiza contabilitatea conform legii (prin una dintre cele 2 metode descrise mai sus);
    2. sanctionarea de catre inspectorii ITM cu 20.000 lei pentru munca nedeclarata. Firma fiind platitoare de venituri catre persoana respectiva are obligatia sa incheie un contract individual de munca cu acea persoana.
    3. imposibilitatea ca administratorul sa se indrepte impotriva persoanei care conduce contabilitatea, pentru eventualele prejudicii (amenzi, impozite calculate gresit, penalitati, etc);
    4. conform noilor proceduri elaborate de ANAF, firmele care nu isi organizeaza contabilitatea conform legii (prin una dintre cele 2 metode descrise mai sus) sunt considerate firme cu risc ridicat;
  2. Persoana care se ocupa de organizarea contabilitatii incheie un contract de prestari servicii "prelucrare documente" sau "procesare acte" sau orice alt fel de prestare, urmand ca bilantul sa fie semnat de un "prieten expert contabil". Consecinte:
    1. sanctionarea de catre inspectorii ANAF cu pana la 10.000 lei pentru neindeplinirea obligatiei de a organiza contabilitatea conform legii (prin una dintre cele 2 metode descrise mai sus);
    2. imposibilitatea ca administratorul sa se indrepte impotriva persoanei care conduce contabilitatea, pentru eventualele prejudicii (amenzi, impozite calculate gresit, penalitati, etc);
    3. conform noilor proceduri elaborate de ANAF, firmele care nu isi organizeaza contabilitatea conform legii (prin una dintre cele 2 metode descrise mai sus) sunt considerate firme cu risc ridicat;

Dintr-o analiza ANAF s-a constatat ca sunt foarte multe firme care isi "organizeaza contabilitatea" prin astfel de practici incorecte, in cazul unor ilegalitati sau prejudicii, administratorul fiind singurul responsabil.

De asemenea s-a constatat ca majoritatea firmelor care au salariati economisti care conduc departamentul financiar-contabil al societatii, nu au fise de post sau daca acestea exista sunt intocmite foarte simplist, ceea ce impiedica administratorul sa se indrepte in vreun fel impotriva economistului care aduce prejudicii firmei de a carui contabilitate se ocupa. 

Activitati Independente (PFA, I.I., I.F., Liber Profesionisti)

Spre deosebire de societatile comerciale, activitatile independente nu au vreo obligatie in privinta modului in care isi organizeaza contabilitate. Chiar titularii acestor activitati independente fiind abilitati sa se ocupe de propria contabilitate. De asemeni pot sa angajeze un economist sau sa contracteze o persoana autorizata CECCAR..

Ca o concluzie, in cazul activitatilor independente nu exista obligatia de a contracta sau angaja un profesionist contabil, insa exista obligatia de a ORGANIZA CONTABILITATEA.

Resurse Umane

Indiferent ca desfasori o activitate independenta sau esti administratorul unei societati comerciale, cand ai salariati, ai aceleasi obligatii in privinta legislatiei muncii.

Ca principale elemente pe care trebuie sa le stii iti voi enumera:

  1. Este ilegal (amenda 20.000 lei / salariat) sa primesti la munca o persoana cu care nu ai incheiat contract individual de munca in forma scrisa, chiar daca tu consideri ca ai nevoie de o perioada de proba pentru a te lamurii de competentele respectivului salariat. Contractul individual de munca trebuie sa fie incheiat cel putin cu o zi inainte de a incepe respectivul salariat munca. In primele 90 de zile de la angajare (perioada de proba), daca nu esti multumit de salariatul respectiv il poti concedia cu o simpla notificare scrisa, incepand cu data notificarii fara sa fie nevoie de vreo explicatie din partea ta;
  2. Dupa perioada de proba, e foarte important sa sti ca in Romania, nici macar Trump nu poate concedia un salariat trimitandu-l pur si simplu acasa. Procedurile pentru desfacerea contractului individual de munca sunt foarte stricte, si orice abatere de la acestea iti pot aduce prejudicii majore. Sunt foarte multe cazuri in care unui salariat i-a fost desfacut contractul de munca in mod ilegal, acesta s-a adresat justitiei si a obtinut reincadrarea in munca si plata salariilor pentru intreaga perioada in care nu au fost la munca, uneori chiar si pentru 2 -3 ani;
  3. Fisa de post este in opinia mea cel mai important document cand angajezi pe cineva. Aceasta este cea care stabileste atributiile si responsabilitatile fiecarui salariat;
  4. Trebuie sa stiii ca un contabil nu este implicit si un specialist in resurse umane, de aceea trebuie sa stabilesti acest lucru inca de la inceputul colaborarii.

Protectia Muncii

Securitatea si Sanatatea in Munca (protectia muncii) este considerata de foarte multi ca fiind o activitate inutila si de aceea nu o au organizata in firma lor. Unii dintre acestia, inteleg importanta SSM-ului doar in cazul unui accident de munca sau a unui control.

Indiferent ca desfasori o activitate independenta sau esti administratorul unei societati comerciale, cand esti angajator, ai obligatia organizarii activitatii de SSM. Sigurul responsabil pentru aceasta activitate este Administratorul societatii sau Titularul activitatii independente, chiar daca are contract cu o firma autorizata pentru aceasta activitate.

Activitatea de sanatate si securitate in munca se poate organiza:

  1. prin asumarea de catre administrator sau titular in conditiile in care acesta a absolvit un curs de minim 40 de ore in domeniul SSM si activitatea nu presupune riscuri ridicate (anexa nr.5 din HG 1425/2006);
  2. prin desemnarea un salariat pentru a se ocupa de activitățile de prevenire și protecție. Acesta trebuie sa fi absolvit un curs de minim 80 de ore in domeniul SSM;
  3. prin contractarea un serviciu extern abilitat pentru activitatile de protectie si prevenire. Acest serviciu trebuie sa fie autorizat de catre I.T.M.

Ca activitati conexe a SSM-ului trebuie sa ai contract cu un medic de medicina muncii, care sa faca un control fiecarui angajat inainte de inceperea muncii , si sa-ti elibereze cate o fisa de aptitudini pentru fiecare dintre salariatii consultati.

Trebuie sa faci o verificare PRAM pentru toate prizele aflate in locatiile in care iti desfasori activitatea si sa te dotezi cu trusa de prim ajutor conforma.

Monitorizare Video

In situatia in care doresti sa-ti monitorizezi video incaperile in care se desfasoara activitatea este important sa stii:

  1. Montarea camerelor video de monitorizare trebuie facuta doar cu persoane autorizate de Politie pentru aceasta activitate. Montarea sistemului video de persoane neautorizate atrage sanctionarea firmei cu pana la 10.000 lei;
  2. Legea 333/2003 prevede o serie de obligatii din partea administratorilor sau titularilor privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor care ar trebuii parcurse de catre toti conducatorii de unitati. Nu putine au fost cazurile in care un administrator a reclamat la Politie spargerea magazinului si a primit amenda de la Politie pentru organizarea defectuasa a pazei obiectivului.
  3. Daca in acea incapere isi desfasoara activitatea in mod curent si salariati ai firmei ai obligatia de ai informa inainte de angajare cu privire la monitorizarea video a spatiului unde isi vor desfasoara activitatea.

Autorizare activitatii

Odata cu deschiderea firmei sau a unui punct de lucru, in baza declaratiei pe propria raspundere data de administrator sau titular, ONRC elibereaza un Certificat Constatator care devine din acel moment autorizatia de functionare a firmei respective.

Sunt unele activitati economice care pe langa acel certificat constatator mai au nevoie si de autorizarea suplimentara de la DSV, Mediu, ISU si Ministerul Agriculturii.

In afara de acestea, anual, este necesara obtinerea Avizului de functionare eliberat de Primariile localitatii in care firma isi desfasoara activitatea. Pentru activitatile de Bar, Restaurant si Activitati Recreative, se va platii anual o taxa stabilita de consiliul local al localitatii in care firma isi desfasoara acivitatea.